Programma

Dagvoorzitter Otto Thors is actief als adviseur, innovator en hoofdredacteur op innovatieve thema’s zoals social media, participatie en dienstverlening voor overheden. Met zijn brede kennis is hij de aangewezen persoon voor de 9de editie van Zaakgericht Werken voor de Overheid.

Arne van Hout is gemeentesecretaris in Nijmegen alsook voorzitter van de Taskforce Samen Organiseren. In die rol is hij landelijk betrokken bij de gezamenlijke gemeentelijke uitvoering (GGU). Wat is dat voor een programma? Hoe betrek je bestuurders en directeuren bij de uitvoering? Welke collectieve oplossingen zijn er voor zaakgericht werken? Deze en andere vragen komen aan bod tijdens deze presentatie.

Het leveren van excellente dienstverlening aan burgers begint met toegang tot de juiste gegevens, tools en processen. Case management kan daarbij gezien worden als het domein waarin de service verlening, burgerbetrokkenheid en overheidsactiviteiten samenkomen. Cases zijn daarbij de “taken, activiteiten en processen” die ten grondslag liggen om zaken als subsidies, licenties en vergunningen aanvragen, verzoeken voor buitendienst support, vragen van burgers en vele andere services van de overheid af te handelen. Met case management functionaliteiten kunnen deze processen verregaand worden gedigitaliseerd waarbij het cruciaal is dat de betrokken mensen optimaal ondersteund dienen te worden met zaken als notificaties, kennis en automatie. Om case management optimaal te laten functioneren is het van belang dat bij de technologie-strategie van overheidsorganisaties rekening wordt gehouden dat relatiebeheer (“CRM”), case management en workflow-tools niet als afzonderlijke instrumenten worden behandeld maar als een geïntegreerd geheel (platform). Steeds meer worden case management platformen verrijkt met gegevens uit externe systemen, met inzichten en intelligentie om gedrag te sturen en mogelijkheden tot automatie ingebouwd. Het Salesforce-platform is marktleider voor elk van deze mogelijkheden en zorgt voor een goede basis voor digitale transformatie-inspanningen van de overheid. Kom meer te weten over best practices in case management voor de overheid en hoe Salesforce u kan helpen uw transformatiedoelstellingen te bereiken.

Gemeente Utrecht ziet het als een belangrijke opgave om burgers en bedrijven centraal te stellen. Het programma KIK ondersteunt hierbij door processen (opnieuw) in te richten. Daarvoor starten we bij de klantvraag en kijken we naar de keten die vervolgens op gang komt. In die keten zoeken we naar verbeterpunten en nodige interventies. Eén van interventies is dat het informatiebeheer en de ondersteunende ICT worden aangepast. Common Ground is hierbij de norm. Tijdens deze sessie deelt de Gemeente Utrecht hoe het programma KIK dit als organisatie ontwikkel programma aanpakt, hoe de organisatie meegenomen wordt in deze verandering en wat de lessen en successen zijn.

11 gemeenten hebben een digitale oplossing voor uittreksels uitgewerkt tot een veilig product dat gemeenten zelf kunnen implementeren. Daarnaast is het voor gemeenten mogelijk om aan te sluiten op een landelijke voorziening. Hiermee kunnen inwoners straks online 24/7 een uittreksel aanvragen. Een bezoek aan het gemeentehuis is niet langer nodig. Inwoners kunnen voortaan zowel via de gemeentebalie als online een uittreksel krijgen in de vorm van een QR-code. De ontvangende partij (bijvoorbeeld een woningbouwcorporatie) gebruikt de QR-code om in een app de gegevens op echtheid te controleren volgens strenge criteria. Dit levert voordelen op voor de inwoner, de ontvangende partij en de gemeente. De oplossing is ontwikkeld volgens de uitgangspunten van de Common Ground principes van VNG Realisatie. Eén keer ontwikkelen en bij 355 gemeenten hergebruiken.

Frank Lieuwen van gemeente Harderwijk licht toe hoe deze toepassing te positioneren in de gemeentelijke dienstverlening en welke ambities de coalitie van gemeenten heeft om deze verder door te ontwikkelen en op te schalen.

Omgevingsdienst Midden-Holland voert voor zes gemeenten in Midden-Holland en voor Provincie Zuid-Holland alle milieutaken uit. Voor vier gemeenten worden ook alle bouwtaken uitgevoerd. Om in vergunningprocedures efficiënt samen te werken, heeft de ODMH de ambitie om met alle ketenpartners te gaan samenwerken op basis van de in de DSO-LV beschikbare API’s voor samenwerking. Graag presenteer ik de resultaten van de praktijktijkproef die in samenwerking met gemeente Gouda en een aantal leveranciers is uitgevoerd.

De API-standaarden zijn ontwikkeld voor en door gemeenten binnen de informatiekundige visie van Common Ground, waarin applicaties en gegevens van elkaar gescheiden zijn. Gegevens over zaken en aanverwante gegevens (zoals documenten, besluiten en klantcontacten) worden los van processystemen opgeslagen in specifieke registers. Deze gegevens kunnen via API’s rechtstreeks bij de bron bevraagd en gewijzigd worden. Dit betekent dat data niet langer gekopieerd en op meerdere plekken in gemeentelijke systemen opgeslagen worden. Gemeenten werken daardoor altijd met actuele en juiste gegevens en hebben meer regie over hun eigen informatiehuishouding.

In 20 minuten wordt u bijgepraat over waar we staan met de ontwikkeling van API standaarden voor de Common Ground. U krijgt een overzicht van de standaarden die al in gebruik zijn en de doorontwikkeling hiervan. Ook geven we u een blik in de toekomst, welke standaarden komen er aan? Wilt u (meer) betrokken zijn bij deze nieuwe, opwindende ontwikkelingen? Ook dat laten we zien.

Súdwest-Fryslân is één van de eerste gemeenten die de Common Ground oplossing OpenZaak grootschalig en succesvol in productie heeft genomen. Sinds 21 juni draait OpenZaak en Open Zaakbrug definitief in productie met het vergunningensysteem GisVG Vergunningen.

Jacco Hovenga en Eduard Witteveen nemen je mee hoe de vervanging van het oude  zaaksysteem naar het Common Ground zaakregistratiecomponent OpenZaak een succes is geworden bij de gemeente Súdwest-Fryslân.

Hoe krijg je inzichten in de effecten van Zaakgericht Werken op je Dienstverlening? Kan je gegevens vanuit het Zaaksysteem ook gebruiken voor analyses op maatschappelijke vraagstukken in bijvoorbeeld het Sociaal – of Ruimtelijk Domein, of bij Veiligheid? Vraagstukken die ongetwijfeld bekend voor zullen komen.

Hoe pak je dit aan? Zit er meerwaarde in om dit gezamenlijk met andere gemeenten te doen? Niet alleen om kennis uit te wisselen, maar met name om elkaars ervaringen en oplossingen te hergebruiken?
Jaap van Vliet (Dimpact) licht toe hoe gemeente Kampen succesvol een Dashboard ZaakgerichtWerken / Dienstverlening van gemeente Gemert-Bakel heeft hergebruikt en geimplementeerd in de eigen organisatie (met significante kostenbesparingen), en hoe zij deze verder heeft verrijkt en doorontwikkeld.
En hoe dergelijke gemeentelijke praktijkervaringen verder kunnen worden opgeschaald en hergebruikt met meerdere gemeenten. Onder het motto Samen-kom-je-verder.

Wil je meer weten? Wil je meedoen? Je bent in beide gevallen van harte welkom!

Er vinden doorlopend gebeurtenissen plaats die van invloed kunnen zijn op, nieuwe en bestaande, zaken. Er komt steeds meer informatie beschikbaar over wat er allemaal gebeurt. Maar hoe zorg je dat je daar goed gebruik van kunt maken? Het liefst op een gestandaardiseerde manier zodat we eenvoudig en begrijpelijk daarover kunnen communiceren. Binnen het project Notificatieservices wordt daarvoor een berichtenstandaard ontwikkeld voor gebruik binnen de Nederlandse overheid. Tijdens de sessie wordt het wat en waarom toegelicht en gaan we in gesprek over hoe we als Nederlandse overheid samen stappen kunnen zetten op weg naar effectief gebeurtenisgedreven werken.

Iedere keuze is goed, zaakgericht of domeingericht werken. Dat je een keuze maakt is belangrijk voor de hele organisatie. In deze sessie leggen wij het verschil uit zodat de keus weloverwogen is!

Common Ground is er al een tijdje en lijkt een interessante oplossing te bieden voor een breed scala van integratiestress en synchronisatiehoofdpijn. Bij Visma Circle hebben wij ook nagedacht of dit een one-size-fits-all oplossing is en zijn tegelijkertijd vooral benieuwd welke mogelijkheden jullie hierin zien. Is het net zoals paracetamol een middel om symptomen te bestrijden of pakt het een onderliggend probleem écht aan en hoe ga je om met de lange termijn verwachtingen? In deze interactieve sessie delen we samen onze kennis en halen deze op slimme wijze bij elkaar op om echt met nieuwe inzichten aan de slag re kunnen.

Gemeentelijke diensten digitaliseren steeds verder. Dat maakt professionalisering van inkoop van ICT essentieel. De GIBIT-Toolbox levert hiervoor de basis. GIBIT staat voor Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox. Deze Toolbox helpt gemeenten bij het professionaliseren van de inkoop van ICT-diensten en –producten. De VNG raadt gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden aan om de GIBIT op te nemen in het inkoopbeleid.

Op 1 april 2021 is de nieuwe versie van de Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox (GIBIT) in werking getreden. De eerste versie van 2016 is daarmee volledig komen te vervallen. In de 2020-versie zijn aanpassingen doorgevoerd die betrekking hebben op onder meer het verhelderen van de kwaliteitsnormen, het ‘exitplan’, het intellectueel eigendom, de aansprakelijkheid en het toezicht door derden.

Mis jij ook een oplossing waarmee jouw organisatie persoonlijke, passende dienstverlening aan inwoners en bedrijven beter kan bieden? Omnichannel ondersteuning voor KCC-medewerkers waar alle revelante informatie, over alle kanalen in één overzicht te zien is. De gemeenten Zwolle, Deventer en Enschede hebben het initiatief genomen om dat ontbrekende stukje dienstverlening in te vullen. Ben jij benieuwd wat dit is en wat dit kan betekenen voor jouw organisatie? Neem dan deel aan de breakout sessie KISS.

De komst van nieuwe technieken biedt enorme kansen voor de dienstverlening. Zo ook voor de KCC-medewerker die veel klantcontact heeft. De projectgroep wil gezamenlijk investeren om een toekomstbestendige oplossing te bouwen op basis van open source. We volgen daarbij de lijn van Common Ground. Bij de realisatie van KISS maken we volop gebruik van CG-componenten, die door Dimpact, maar ook door andere gemeenten zijn en worden gebouwd.

Tijdens de sessie nemen Moniek Koerhuis (adviseur dienstverlening van gemeente Zwolle), Dino Zecic (beleidsadviseur publieke dienstverlening van gemeente Deventer) en Christiaan Sevink (regisseur samenwerking Dimpact) je mee in deze ontwikkeling.

Zaakgericht Werken gaat veel verder dan enkel de implementatie van een zaaksysteem. Het is een complex verandertraject, waarbij het gedrag van medewerkers bepalend is voor succes en duurzaamheid. Maar hoe doe je dit nu? Om hier een antwoord op te geven hebben we de Zaakgericht Werken Quick Scan ontwikkeld op basis van onze ervaring en recent uitgevoerd onderzoek. Ontdek samen met ons in welke fase uw organisatie zit op het gebied van Zaakgericht Werken en wat u vandaag al kunt doen om te verbeteren.

Tijdens deze interactieve sessie maakt Hanneke van der Horst, directeur van ICATT, samen met jou een doordacht e-formulier. Daarmee lever je begrijpelijke online dienstverlening, voor jouw burgers, klanten of cliënten. Want daar doen we het uiteindelijk allemaal voor. Er wordt bij het ontwerpen van klantinteractie heel veel tijd besteed aan de achterkant. De voorkant ontwerpen is moeilijker dan je denkt en verdient ook (meer) aandacht. Zo verbeter je jouw digitale processen, voor de mensen die op jou rekenen.

Deze sessie is tot stand gekomen in samenwerking met Dutch Digital Agencies.

De Wet Open Overheid (WOO) streeft naar en transparante en actief openbare overheid. Met de aankomende Woo wet hebben overheden de verplichting om bepaalde documenten in goede staat te houden en duurzaam toegankelijk te maken.

Dat betekent werk aan de winkel. Ga als organisatie de wet maar eens ontleden. Waar loopt u tegenaan? Welk systeem gebruikt u nu en kunt u dat nog wel gebruiken straks? Wie voelt zich nu verantwoordelijk hiervoor? Hoe maakt u dit bespreekbaar binnen de organisatie en hoe krijgt u nu iedereen van uw organisatie mee?

Allemaal vragen die door uw hoofd spoken. Hoe kunt u dit aanpakken? En hoe gaan andere overheden / gemeenten hiermee om? Aan de hand van een aantal stellingen brengen we de discussie tijdens deze roundtable op gang. Ontdek en leer met elkaar!

Toen we ineens allemaal thuis moesten werken, bood Teams ons die gelegenheid. Met de beste bedoelingen zijn gebruikers aan de slag gegaan. Zonder beleid en goede afspraken ontstaat er een wildgroei aan teams en informatie. Dit heeft als gevolg dat organisaties hun grip op hun data verliezen.

In deze interactieve sessie gaan Carly en Daan samen met jullie in gesprek over dit onderwerp. Ze bespreken wat dit voor problemen oplevert en wat je hieraan kunt doen.

“Over 5 jaar is 50% van ons werk vervangen door robots!” Dit is wat het World Economic Forum in oktober 2020 heeft geconcludeerd. De stroom in de ontwikkeling van Robotic Process Automation gaat zo hard dat de Digitale Assistenten al klaar voor u staan om samen aan de slag te gaan. Gedurende deze sessie willen wij jullie meenemen in wat een Digitale Assistent allemaal voor u kan betekenen aan de hand van vele praktijkvoorbeelden, quizjes en een demo met Power Automate. Verder in de sessie zullen wij ons gaan focussen op het RPA programma UiPath en hoe dit ,voornamelijk bij processen in Zaaksystemen, is ingezet.

Dimpact, als vereniging, staat op een tweesplitsing. Links zien we achterin de straat een bord staan dat de weg uiteindelijk dood loopt, als we rechts kijken is de weg maar deels geplaveid. Blijven staan op de splitsing, kijken en praten is geen optie. In de rug duwt de continuïteit en vernieuwing van de publieke dienstverlening waar burger en ondernemer inmiddels op rekenen. Dat geldt zeker bij 27 van de 38 lidgemeenten welke een vervangingsopgave van het (digitale) loket e-Suite tegemoet zien.

De e-Suite is een traditioneel zaaksysteem, wat we willen vervangen door een op componenten gebaseerd platform . Een platform op basis van common ground principes en veelal Open Source componenten. Inmiddels is dit geen theorie meer, maar wordt er hard gewerkt aan dit nieuwe platform voor dienstverlening. Zaakgericht werken op basis van een Common Ground architectuur. Is dit al haalbaar? Hoe pak je dat aan?

In deze workshop krijg je een inhoudelijk overzicht welke componenten gezamenlijk het zaakgericht werken ondersteunen en hoe de integratie tussen die componenten eruit ziet. En we gaan met elkaar verkennen wat burger en ondernemen hier van merken. Want ons streven is excellente publieke dienstverlening, hoe draagt deze componentenstrategie daar aan bij?

In deze talkshow kijken we onder leiding van Otto Thors met de programmacommissie, Albert Bouma, Jaap van Vliet en Sven Blom, terug op de dag en de vragen die we hebben beantwoord of waar we nog mee spelen. We vieren de successen en ontdekken te toekomst. Vervolgens sluit livedichter Wout Waanders het geheel af met een samenvattend gedicht.