Programma

Inmiddels zijn er al flinke stappen genomen op het gebied van e-facturatie, zoals internationale verbinding met de Nederlandse Peppolautoriteit en verplichtingen vanuit de overheid. Voor overheidsinstanties, zoals de Gemeente Amsterdam, was overgaan op e-facturatie een complexe casus. Hier was een oplossing voor nodig die werkbaar zou zijn voor elk type leverancier, van groot tot klein. Daarnaast moesten deze leveranciers ook nog eens aangesloten worden. Wendy Hof van de Gemeente Amsterdam verteld meer over haar ervaring met e-facturatie en het onboarding proces van leveranciers. Nu is e-facturatie geïmplementeerd. Wat is de volgende stap? Het sturen van een factuur is slechts een onderdeel van het gehele e-procurement proces. Wat zijn de volgende stappen die gezet worden om 100% digitalisatie te bereiken binnen een organisatie?

In deze talkshow bespreken we met André Weimar, CPO van Het Rijk en Boris van Beek, VP Digital Business bij KPN de strategische voordelen van e-facturatie voor digitaal zaken doen.

Kunnen we wel digitaal zaken doen zonder e-facturatie? En is daar dan een business case voor te maken? Wat is de rol van de overheid en wat is de rol van de business? Uiteindelijk staat één ding voorop: zaken doen en met het oog op de actualiteit, digitaal. Onder leiding van Meike de Jong gaan we op zoeken naar manieren om digitaal zaken doen gemakkelijker te maken.

Onderzoeksbureau GBNED is, in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), het initiatief “e-retour” gestart met medewerking van Peppol service providers en de markt van administratieve software. Met als doelstelling dat leveranciers automatisch de status van hun facturen kunnen volgen bij afnemers.

Voorbeelden van een factuurstatus waarover de leverancier geïnformeerd wordt, zijn:

• (AP) De factuur is door de afnemer geaccepteerd en goedgekeurd. Met als volgende stap de betaling.
• (RE) De factuur is door de afnemer niet geaccepteerd. Aangeduid met de reden daarvan.

Deze videotalk gaat in op de werkwijze en voordelen voor de gebruiker van e-retour.

Atradius standaardiseert het factuurverwerkingsproces in 27 verschillende landen. Elk land heeft zijn eigen AP-afdeling en in veel landen werden facturen nog op papier aangeleverd. Marcel Verharen deelt zijn ervaringen met dit omvangrijke digitaliseringsproject.

Gestart in Nederland en Duitsland rolt de kredietverzekeraar Basware Invoice gefaseerd internationaal uit. Training en een goede voorbereiding vormen de sleutel tot een succesvolle livegang in elk land.

De NPa is een onderdeel van het Ministerie van BZK en verantwoordelijk voor het Peppol-netwerk in Nederland. De NPa heeft per 1 oktober 2020 de taken overgenomen van de Stichting Simplerinvoicing. De NPa richt zich met name op de waarborging van de betrouwbaarheid van Peppol en de groei van het gebruik.

Patrick neemt ons mee in de toekomstvisie van de NPa en vertelt u wat de NPa voor u kan betekenen.

Bjorn Vorstenbosch / Van der Velden Rioleringsbeheer (publieke sector) neemt ons mee naar het proces, de inrichting en zijn ervaring met e-facturatie. Waarom dit bij Van der Velden nog eens extra complex is? Er zijn maar liefst 11 nevenvestigingen icm de komst van een Shared Service Center (SSC).

eVerbinding is de partij die door Van der Velden is ingeschakeld voor e-facturatie, Peppol, GWH-regeling en leveranciersonboarding. Over dat laatste zal Marcel van Wensem een toelichting geven. Kortom, een compleet klantverhaal met actuele resultaten uit de praktijk.

Is het echt nodig om nu al over e-procurement na te denken? Wellicht is uw organisatie volop bezig met e-factureren of gaat u daar binnenkort mee beginnen. Toch is het belangrijk om e-procurement mee te nemen in elke fase van het digitaliseringsproces. In onze sessie lichten we toe waarom, gaan we in op de voordelen en vertellen we welke concrete keuzes u nu kunt maken om in de toekomst klaar te zijn voor e-procurement.

Met onze roadmap geven we u de tools om samen met uw klanten en leveranciers te groeien van e-factureren naar e-procurement.

Overstappen op e-facturatie blijkt vrij gemakkelijk, de techniek is er. Het wordt veelal gedreven door overheidsinstanties die het verplichten, maar wat zijn nu eigenlijk de voordelen voor uw organisatie? Simone Blankestijn en Ilona Heijkoop hebben beide de overstap gemaakt en bespreken hoe zij dit proces hebben ervaren wat dit voor hun organisatie betekent.

TIE Kinetix levert e-facturatie oplossingen, maar doet hiernaast nog meer. TIE Kinetix is Solution Provider, een Peppol Access Point, en levert aanvullende diensten zoals onboarding voor succesvolle uitrol van 100% digitalisatie binnen de supply chain. We vertellen wat wij doen met de e-retour, waar ook Gerard Bottemanne meer over uitlegt in zijn sessie “E-retour: volg de factuurstatus bij uw klanten”. Arjan benoemt een case die blootlegt hoe moeizaam het overstappen naar e-factureren kan gaan en hoe dit versnelt kan worden. Leveranciers moeten flinke stappen maken om te voldoen aan de vraag om e-factureren. Wij kunnen onze klanten helpen te digitaliseren ongeacht eventuele uitdagingen.

We leven in een veranderlijke tijd. Niet alleen de manier van communiceren wordt anders, maar ook de manier waarop deze communicatie ontstaat. Door de pandemie worden immers veel medewerkers gedwongen om thuis te werken. Toch wilt u als organisatie op een eenduidige manier met uw klanten en relaties communiceren. Een goede communicatie komt immers de connectie met uw klant ten goede. Daarnaast is dit een uitdagende tijd om de cashflow binnen uw organisatie zo optimaal mogelijk te houden. Een zakelijke transactie is een mogelijkheid om een betekenisvolle verbinding aan te gaan. Ongeacht of u uw factuur print, laat printen, als PDF via een (aangetekende) email of via een EDI-oplossing e-factureert. Dat elke interactie van cruciaal belang is en daarmee kan zorgen voor een betere cashflow, leert u tijdens onze videotalk. Daan Herckenrath zal u laten zien hoe u waardevolle communicatie kan creëren.

Om te kunnen e-factureren moeten handelsrelaties kunnen werken met e-facturen. Het onboarding proces kan een langdurig proces zijn en veel tijd in beslag nemen. Kan dit niet worden verkort? En is de implementatie dan echt gedoemd te mislukken als handelsrelaties niet proactief worden benaderd voor onboarding?

U wilt graag de drempel verlagen voor leveranciers en uw e-facturatie project een succes maken binnen uw organisatie. Betekent dit dat u alle handelspartners maar moet gaan verplichten om te e-factureren? Of zijn er andere manieren om ze te overtuigen?

En hoe zit het met het zogenoemde “4-cornermodel”? Wat als de handelspartners een andere serviceprovider hebben? Wat voor problemen kan dit opleveren? En hoe weet u zeker dat u de juiste data in het juiste formaat ontvangt of stuurt?

In deze roundtable bespreken we een aantal waardevolle mogelijkheden om de administratie te verbeteren. Denk daarbij aan gestroomlijnde processen in een ECM systeem, ondersteund door AI. Of aan het samenwerken in teams, ook voor externe gebruikers en software robots. Alle inkomende informatie stromen hebben baat bij een proces waarin de geleverde informatie terug te vinden is.

Alle facturen, of andere documenten in één uniform systeem dat toelaat met één blik, één actie de gezochte informatie terug te vinden.

Goedkeuringsprocessen en collaboratieve middelen maken het verwerken van datastromen veel eenvoudiger en bieden datastromen naar de bedrijfsprocessen waaronder ERPs e.a.