Conference Delivery Executive (stagiair)

Conference Delivery Executive

Stage | Breda

Heliview Conferences &Training BV is organisator van congressen en trainingen. Jaarlijks vinden er zo’n dertig congressen plaats op verschillende locaties in Nederland op het gebied van ICT, automotive, finance en industrie. Daarnaast worden er een tiental trainingen verzorgd.

Tijdens de congressen van Heliview komen leveranciers van producten en diensten gerelateerd aan het congresonderwerp in contact met eindgebruikers op het gebied van datzelfde congresonderwerp. Tijdens de congresdag is er een programma met verschillende sessies, er worden 1-op-1 gesprekken gefaciliteerd en er is een netwerkplein waar ook de stands van de partners te vinden zijn.

Er wordt gewerkt in 2 projectteams om alle congressen te organiseren. Een projectteam bestaat uit een aantal producers die de congressen bedenken, en budgettair en inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor hun eigen congresportfolio. Daarnaast zit in het team ook een sales, die de producer ondersteunt met de verkoop van de partnerpakketten. Een conference delivery executive die verantwoordelijk is voor alle operationele zaken rondom de congressen uit het team, en een deelnemers delivery executive die zorgt voor de verwerking en controle van de inschrijvingen voor een congres en zijn er verder om de deelnemers te helpen. Tevens wordt gebruik gemaakt van de ondersteunende afdeling marketing, die zorgt voor de deelnemerswerving. In totaal werken er zo’n 35 collega’s.

Afdeling Conference Delivery
Als Conference Delivery Executive ben je verantwoordelijk voor alle operationele zaken rondom de congressen. Hierdoor zijn je werkzaamheden zeer divers en worden kantoordagen met congressen afgewisseld. Je houdt je onder ander bezig met het onderhouden van contacten met locaties, reserveringen maken, het bewaken van gemaakte afspraken en het onderhouden van contacten met sprekers en businesspartners. Daarnaast maken we zelf de benodigde documentatie en congresmaterialen.

De dag voor het congres vertrekken we einde dag naar de locatie om alvast wat zaken klaar te zetten en overnachten we ook in de buurt in een hotel. Op de congresdag zelf begint de dag al vroeg en ben je verantwoordelijk voor de deelnemersontvangst, het begeleiden van de sprekers en het mede succesvol en op tijd laten verlopen van de congresdag door de nodige hand- en spandiensten te verlenen.

Kortom: je bent medeverantwoordelijk voor meerdere congressen tegelijkertijd.

Stageplaats
Bij Heliview hebben stagiair(e)s de kans om in snel tempo de kneepjes van het vak te leren. Wij zullen de ontwikkeling en het leerproces van stagiair(e)s dan ook op efficiënte wijze begeleiden en aansturen in een enthousiast team.

Eigenschappen
–  Enthousiast, stressbestendig, flexibel en tegelijk accuraat en doortastend
–  Hands-on organisatietalent
–  Echte multi-tasker en goed in staat prioriteiten te stellen
–  Communicatief vaardig en goede beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
–  Vaardig met Microsoft Office, Photoshop en InDesign is een pluspunt

Bijzonderheden
De werktijden zijn maandag t/m vrijdag van 08:30 – 17:15 uur met 45 minuten pauze (reguliere werkdagen op kantoor), op congresdagen van 07:00 – 19:00 uur (dit is een indicatie). De avond voorafgaande aan een congres slapen we op locatie in een hotel.

De stagiair(e) ontvangt een stagevergoeding van € 350,- bruto per maand (op basis van 40 uur). Reiskostenvergoeding (woon-werk) is niet van toepassing, tenzij er reiskosten zijn gemaakt voor zakelijke doeleinden.