Privacy statement

Algemeen

Heliview Conferences en Training B.V. (hierna Heliview) gevestigd te Breda is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals uiteengezet in dit Privacy Statement.

Heliview organiseert congressen in verschillende vakgebieden met als primair doel het tot stand brengen van persoonlijke en zakelijke relaties. We passen onze dienstverlening voortdurend aan zodat deelnemers en business partners op een eenvoudige, informele en ludieke manier met elkaar in contact komen.

In dit Privacy Statement kunt u lezen welke persoonsgegevens Heliview van u verzamelt en verwerkt, gebruikt en hoe wij daarmee omgaan. Wij raden u aan deze Privacy Statement zorgvuldig te lezen.

Contact
Heliview Conferences en Training B.V.
Lage Mosten 5
4822 NJ BREDA
+31 (0)76 548 4000
info@heliview.nl

Toepasselijkheid

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of uit naam van Heliview.

Grondslag voor verwerking

Heliview gebruikt persoonsgegevens onder meer voor de uitvoering en de afhandeling van een overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de overeenkomst met u als deelnemer of businesspartner aan een event. Heliview kan ook een wettelijke verplichting hebben om uw persoonsgegevens te verwerken en bewaren, zoals fiscale verplichtingen.

Heliview kan uw persoonsgegevens ook gebruiken, omdat zij hier gerechtvaardigde bedrijfsbelangen voor heeft. Deze belangen zijn onder meer het bieden van een goede dienstverlening, het genereren van inkomsten, de beveiliging van systemen, een efficiënte bedrijfsvoering en het op de hoogte houden van klanten van haar producten en diensten.

Persoonsgegevens

Heliview kan bij het uitvoeren van haar diensten de hieronder genoemde persoonsgegevens verwerken. Dat wil niet zeggen dat wij van u alle onderstaande gegevens verwerken. De gegevens die wij verwerken zijn afhankelijk van welke diensten u gebruikmaakt.

  • Voornaam;
  • Voorletters;
  • Tussenvoegsels;
  • Achternaam;
  • Titel voor;
  • Titel na;
  • Aanhef;
  • Direct telefoonnummer;
  • Mobiel telefoonnummer;
  • Functiegroep;
  • Functie;
  • Werkomschrijving;
  • Zakelijk e-mailadres;
  • Afdeling;
  • Bedrijfsgegevens;
  • Factuuradres;
  • Nieuwsbriefaanmeldingen;
  • Interessegebieden;
  • Orderinformatie en historie;
  • Inschrijfprofiel;
  • Aan- of afwezigheid op het event;
  • Beoordeling en aanwezigheid bij 1-op-1 gesprekken door deelnemers;
  • Beoordeling en aanwezigheid bij 1-op-1 gesprekken door afgevaardigden;
  • Sessiedeelname door aanmelding;
  • Contactgeschiedenis;
  • Betaalgegevens;
  • Uw rol op het event (denk aan: spreker, dagvoorzitter, afgevaardigde voor 1-op-1 gesprekken etc.);
  • Profielfoto (bv. van sprekers);
  • Persoonlijk programma;
  • Reden voor uitnodiging 1-op-1 gesprek;
  • Reden voor uitnodiging exclusieve sessie;
  • Url LinkedIn account;
  • Bekijken van opgenomen sessies.

Doelen van verwerking

Heliview verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

  • Relatiebeheer;
  • Onderhouden en vastleggen van contacten;
  • Communicatie doeleinden;
  • Informeren over haar productaanbod;
  • Organisatie en uitvoering van overeenkomsten;
  • Levering van diensten;
  • Versturen van nieuwsbrieven;
  • (Tele)marketing;
  • Het toetsen van deelnemers aan de inschrijfvoorwaarden;
  • Informeren over inschrijvingen;
  • Versturen van inloggegevens;
  • Versturen van sms-berichten;
  • Registratie van aanwezigheid;
  • Printen van badges;
  • Verstrekking van gegevens aan derden;
  • Uitvoeren van evaluaties;
  • Verbetering van onze dienstverlening;
  • Facturatie- en betalingsdoeleinden;
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen;
  • Naleving van regelgeving;
  • Vastleggen en de afhandeling van storingen, klachten en incidenten;
  • Voeren van geschillen.

Verstrekking van gegevens aan derden

In het kader van de uitvoering van haar diensten kan Heliview persoonsgegevens uitwisselen met derde partijen. Denk hierbij aan de partners en ICT dienstverleners die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van onze events.

Offline deelnemer
Bij het inschrijven voor één van onze events accepteert u de inschrijfvoorwaarden die voor dat betreffende event gelden en deze Privacy Statement.
Om er voor te zorgen dat u een maximaal rendement haalt uit uw 1-op-1 gesprekken, delen wij uw antwoord op de vragen “Welke vragen wilt u graag beantwoord krijgen tijdens dit event?” en “In welke onderwerpen bent u geïnteresseerd?” met uw potentiële gesprekspartners.
Uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam, aanhef, titel voor, titel na, functie, bedrijfsgegevens, relatiecode indien gebruikt, aanmelding op een sessie en uw aanwezigheidsstatus op het event, worden met de businesspartners van het event gedeeld.

Uw e-mailadres wordt uitsluitend in de volgende gevallen met de betreffende businesspartners gedeeld voor persoonlijke benadering en betreft géén opt-in voor e-mailings:

  • U heeft een 1-op-1 gesprek met de businesspartner gepland op het event;
  • U heeft zich aangemeld voor een sessie waarbij is aangegeven dat uw e-mailadres wordt gedeeld met de businesspartner die de betreffende sessie verzorgd.

Bij het inplannen van de 1-op-1 gesprekken met een businesspartner is het mogelijk collega’s toe te voegen aan de afspraak. Om dit mogelijk te maken worden uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam en bedrijfsnaam getoond in een zoekvenster aan de andere deelnemers.

Tot slot stemt u, door deelname aan een event, ermee in dat Heliview Conferences & Training uw e-mailadres mag delen met derde partijen zoals Google, Bing en Social Media kanalen zoals Facebook en LinkedIn ten behoeve van advertentiedoeleinden. Het e-mailadres zal eerst door de derde partijen geanonimiseerd worden voordat het gebruikt wordt. Dit zal enkel worden gedaan bij volgende edities van vergelijkbare events. Deze gegevens zullen bij derde partijen tot maximaal 90 dagen bewaard blijven.

Online deelnemer
Bij het inschrijven voor één van onze events accepteert u de inschrijfvoorwaarden die voor dat betreffende event gelden en deze Privacy Statement.
Om er voor te zorgen dat u een maximaal rendement haalt uit uw 1-op-1 gesprekken, delen wij uw antwoord op de vragen “Welke vragen wilt u graag beantwoord krijgen tijdens dit event?” en “In welke onderwerpen bent u geïnteresseerd?” met uw potentiële gesprekspartners.
Uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam, aanhef, titel voor, titel na, functie, bedrijfsgegevens, relatiecode indien gebruikt, datum van inschrijving en het bekeken hebben van hun video worden met de businesspartners van het event gedeeld.

Uw e-mailadres wordt uitsluitend in de volgende gevallen met de betreffende businesspartners gedeeld voor persoonlijke benadering en betreft géén opt-in voor e-mailings:

  • U heeft een 1-op-1 gesprek met de businesspartner gepland;
  • U heeft langer dan 3 minuten naar de video gekeken van de businesspartner van de betreffende opgenomen sessie.

Bij het inplannen van de 1-op-1 gesprekken met een businesspartner is het mogelijk collega’s toe te voegen aan de afspraak. Om dit mogelijk te maken worden uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam en bedrijfsnaam getoond in een zoekvenster aan de andere deelnemers.

Tot slot stemt u, door deelname aan een event, ermee in dat Heliview Conferences & Training uw e-mailadres mag delen met derde partijen zoals Google, Bing en Social Media kanalen zoals Facebook en LinkedIn ten behoeve van advertentiedoeleinden. Het e-mailadres zal eerst door de derde partijen geanonimiseerd worden voordat het gebruikt wordt. Dit zal enkel worden gedaan bij volgende edities van vergelijkbare events. Deze gegevens zullen bij derde partijen tot maximaal 90 dagen bewaard blijven.

Afgevaardigde
Wanneer u als afgevaardigde van een businesspartner betrokken bent bij of deelneemt aan een event, heeft u (of uw collega die uw persoonlijke toestemming heeft verkregen) uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam, functie, mobiel nummer, zakelijk e-mailadres en uw rol voor op het event aan Heliview verstrekt. Het doel voor het verwerken van deze gegevens is het registreren van uw aanwezigheid en het verlenen van toegang tot de eventlocatie en de ‘EventManager’. Uw contactgegevens worden onder andere gebruikt voor het per e-mail en SMS toesturen van praktische informatie over het event, bijvoorbeeld over de bereikbaarheid van de event locatie, het versturen van login informatie voor ‘EventManager’ en de status van uw 1-op-1 gesprekken. Wanneer u gekoppeld bent aan een sessie of 1-op-1 gesprek door ons, uzelf of uw collega, dan kan uw naam, e-mailadres, mobiel nummer, direct telefoonnummer, werkomschrijving, specialisme, LinkedIn URL en foto getoond worden in de EventManager en programma.

Sprekers, dagvoorzitters, moderators en/of programmacommissieleden
Van sprekers, dagvoorzitters, moderators en/of programmacommissieleden of personen met een vergelijkbare rol verzamelen wij cv’s voor de marketing van het event. Zo kan Heliview bijvoorbeeld uw naam, functie, ervaringen, bedrijfsnaam, etc. gebruiken in haar marketinguitingen voor het event. Deze gegevens worden tot 18 maanden bewaard mits er geen andere afspraken zijn gemaakt. Tevens worden uw naam, functie en bedrijfsnaam getoond in ‘EventManager’ en het programma.

SMS

Indien wij er voor u meerwaarde in zien, kunt u van ons sms-berichten ontvangen met daarin praktische informatie met betrekking tot het event. Bij de registratie ontvangt u een welkomst sms met o.a. een link naar uw persoonlijke programma in de EventManager. Ook tijdens het event kunt u sms-berichten ontvangen m.b.t. uw persoonlijk programma. Het ontvangen van deze sms-berichten kunt u na ontvangst van de welkomst sms uit- of aanzetten in de EventManager. Bij online 1-op-1 gesprekken sturen wij 15 minuten voorafgaand een herinnering.

Aan deze sms-berichten zijn geen kosten verbonden en is een gratis service van Heliview.

Nieuwsbrieven

Heliview bewaart onder andere informatie over de door u afgenomen diensten, zodat zij u op de hoogte kan houden van ontwikkelingen over bestaande en/of nieuwe events binnen voor u relevante onderwerpen.

Indien u geen prijs stelt op het ontvangen van verdere informatie per e-mail over ons productaanbod, kunt u zich hiervoor uitschrijven. Dit kan eenvoudig door:

  • In de reeds ontvangen e-mails te klikken op ‘uitschrijven’;
  • In EventManger naar ‘Nieuwsbrieven’ te gaan en daar uw voorkeuren aan te passen (https://heliview.eventmanager.nl);
  • Contact op te nemen met de afdeling Participants Service via +31 (0)76 548 40 20 of participants@heliview.nl.

Beveiliging

Heliview vindt uw privacy zeer belangrijk, houdt zich aan de privacywetgeving en zal zo zorgvuldig en veilig mogelijk met uw persoonsgegevens omgaan. Heliview heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om onrechtmatig gebruik van uw gegevens te voorkomen.

Opslag en Bewaartermijn

Uw gegevens worden bewaard op systemen in Nederland. Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden met een maximum van 7 jaar.

Recht op inzage en correctie

U heeft recht op inzage in en correctie op de over u verzamelde gegevens. U kunt zelf een deel van uw gegevens inzien in ‘EventManager‘ (https://heliview.eventmanager.nl). Voor inzage in alle gegevens kunt u contact met ons opnemen.

Recht op bezwaar

Indien gewenst kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Beperken

Als u vindt dat Heliview uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerkt dan kunt u die verwerking laten beperken.

Recht op overdracht

U kunt een verzoek doen tot overdracht van uw persoonsgegevens uit onze systemen.

Recht op vergetelheid

U heeft het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens uit onze systemen.

Uitvoeren van bovengenoemde rechten

Wilt u een van de bovengenoemde rechten uitvoeren, dan kunt u uw verzoek indienen per e-mail bij privacy@heliview.nl.

Heliview streeft ernaar uw verzoeken zo spoedig mogelijk te verwerken en u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek te informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met maximaal twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren.

Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren, zoals bijvoorbeeld een lopende financiële transactie. Indien dit het geval is, zullen wij u uiteraard uitleggen waarom niet aan het verzoek kan worden voldaan.

Gebruik van cookies

Deze congreswebsite van Heliview maakt gebruik van cookies. Lees alles over het cookiebeleid op onze websites (https://heliview.nl/conferences/cookies/).

De EventManager maakt gebruik van functionele cookies om uw voorkeuren en instellingen te onthouden. Als u cookies uitzet dan kunt u niet inloggen in de EventManager en dus ook geen gebruik maken van de functionaliteit van de EventManager.

Klachten

Heeft u een klacht over hoe Heliview met uw gegevens omgaat? Dan horen we dit graag van u zodat we gezamenlijk een oplossing kunnen zoeken. Het staat u te allen tijde vrij om een klacht in te dienen bij de ‘Autoriteit Persoonsgegevens’ (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Heliview Conferences en Training B.V. behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement.

Datum laatste wijziging: 5-8-2020